Février 2021

La politique de confidentialité de GFD et de ses filiales se fonde sur le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation (ACN) et sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

La politique de confidentialité décrit les principes que GFD utilisera pour protéger la confidentialité des renseignements personnels dans le cadre de ses activités commerciales, quelle que soit la façon dont ces renseignements sont recueillis, stockés, utilisés ou divulgués. La présente politique ne s’applique pas aux renseignements personnels concernant les directeurs, les dirigeants ou les employés de GFD, ou encore ou les bénévoles ou individus affectés à GFD dans le cadre d’un détachement ou d’un contrat avec un tiers, ni aux renseignements qui ne sont pas des renseignements personnels tels qu’ils sont définis par la législation.

GFD s’engage à protéger les renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés et divulgués dans le cadre de ses activités.

Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

• Déterminer l’objectif de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels.
• Informer les membres et les autres parties prenantes des pratiques de GFD en matière de collecte de données afin de protéger la vie privée des membres et des clients.
• Décrire la procédure d’accès aux renseignements pour les membres et les clients.
• Maintenir le respect et l’intégrité des relations de GFD avec les établissements membres.

Définitions
Guaranteed Funeral Deposits of Canada (association d’assistance mutuelle); ci-après « GFD », « nous », « notre », « nos ».

Le terme « établissements membres de services liés au décès » désigne les salons funéraires, les services de transfert, les cimetières et les crématoriums agréés qui ont des fonds en dépôt auprès de GFD ou qui sont inscrits à un programme d’assurance offert par GFD ou ses filiales (ci-après, les « établissements membres »).

Par « clients » des établissements membres, on entend les personnes dont les fonds sont détenus en fiducie par un établissement de services liés au décès ou souscrits par une compagnie d’assurance par l’entremise de GFD ou de ses filiales, ou par un mandataire agissant au nom de GFD ou de ses filiales relativement aux services prépayés (le « client », les « clients »). Aux fins de la présente politique, le client peut être le demandeur ou le propriétaire des services.

Le terme « renseignements personnels » désigne les renseignements concernant une personne identifiable, tels qu’ils sont définis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Détermination des motifs de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels

GFD recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels sur les établissements membres et les clients qu’ils servent dans le but de percevoir, de détenir, d’investir, d’administrer et de débourser des fonds détenus en fiducie et dans le but de permettre à l’établissement membre de percevoir et de débourser des fonds d’assurance au nom d’un client.

GFD pourrait recueillir des renseignements personnels sur un client ou un établissement membre, utiliser ces renseignements ou les divulguer aux fins suivantes :

• Pour confirmer l’identité du client ou d’une autre personne-ressource : nom, adresse, courriel, numéro de téléphone, date de naissance et sexe.
• Pour déterminer le montant de l’investissement.
• Pour établir, gérer et poursuivre le service : renseignements de paiement, y compris les renseignements relatifs aux cartes de crédit et aux comptes bancaires, ainsi que d’autres renseignements financiers et commerciaux.
• Pour proposer certains plans de paiement et certains produits assurés. GFD pourrait recueillir des renseignements personnels sur la santé en lien avec certains plans de paiement et certains produits assurés. Lorsque GFD recueille des renseignements personnels sur la santé, ceux-ci ne sont utilisés que relativement à ces plans et produits assurés.
• Pour satisfaire aux obligations en matière d’impôt et aux autres obligations de déclaration : numéro d’assurance sociale et renseignements sur l’identité.
• Pour vérifier et communiquer des renseignements sur le crédit aux agences d’évaluation du crédit et aux bureaux de crédit : numéro d’assurance sociale et renseignements sur l’identité.
• Pour aider au recouvrement d’une dette qui pourrait être due à GFD.
• Pour répondre à une plainte ou à une demande de renseignements de la part d’un établissement membre, en son nom propre ou au nom d’un client.
• Pour satisfaire et répondre à une ordonnance d’un tribunal, à un mandat de perquisition ou à toute autre demande légale, ou pour répondre aux règles de production d’un tribunal.
• Pour satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires imposées à GFD.
• Pour prévenir ou détecter les fraudes ou les activités criminelles et se prémunir contre toute perte découlant de telles activités.
• Pour exécuter le contrat de service avec l’établissement membre, ce contrat pouvant inclure d’autres renseignements personnels recueillis par l’établissement membre et divulgués à GFD.

Les renseignements concernant un client peuvent être fournis à GFD par l’établissement membre, conformément aux objectifs d’identification énoncés. La nature et l’étendue des renseignements fournis varieront en fonction du type de renseignements et de services demandés.

GFD pourrait faire appel à des fournisseurs de services tiers pour traiter ou gérer des renseignements personnels en son nom et pour l’aider à fournir divers services, y compris des services d’investissement, de marketing, postaux ou autres. Lorsque GFD divulgue des renseignements personnels à ses fournisseurs de services, elle exige de ces derniers qu’ils protègent ces renseignements d’une manière conforme aux pratiques de GFD en matière de confidentialité. Lorsque GFD reçoit des renseignements personnels de la part d’un fournisseur de services tiers, par exemple une autre institution financière, ces renseignements sont soumis aux pratiques de GFD en matière de confidentialité.

Les fournisseurs de services pourraient être situés dans un autre territoire et, pendant que les renseignements se trouvent dans un autre territoire, ils peuvent être consultés par les tribunaux, les autorités chargées de l’application des lois et les autorités nationales de sécurité, conformément aux lois de ce territoire. Pour obtenir de l’information sur nos politiques et pratiques à l’égard des fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec notre agent de protection de la vie privée à l’adresse ci-dessous.

GFD n’est pas mise au courant des contrats conclus entre le client et l’établissement membre, pas plus qu’elle ne recueille de copies de ces contrats. Toute demande de renseignements concernant le contrat doit être adressée à l’établissement membre, puisque GFD ne transige pas avec les clients, sauf dans le contexte d’une demande d’accès telle qu’elle est décrite dans la présente politique.

De plus, lorsqu’un établissement membre ou un client consulte un service, demande à s’inscrire à un service ou s’inscrit à un service par l’entremise d’un canal numérique (en ligne, par exemple), GFD pourrait recueillir des renseignements sur l’ordinateur ou l’appareil du client ou de l’établissement membre, ou encore le système d’exploitation, la connexion Internet, le compte téléphonique, les paramètres, l’adresse IP, les données de localisation de l’appareil, les données de transaction et les renseignements personnels du client ou de l’établissement membre tels qu’ils sont décrits ci-dessus. GFD pourrait recueillir, utiliser, divulguer et conserver ces renseignements dans le cadre des objectifs précisés, ainsi que pour déterminer les paramètres appropriés pour le système informatique de l’utilisateur, pour fournir ou améliorer la fonctionnalité numérique et à des fins de sécurité, d’analyse interne et de production de rapports. L’établissement membre ou le client peut refuser de consentir à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels le concernant ou, dans le cas d’un établissement membre, concernant ses clients. Toutefois, dans certains cas, un tel refus pourrait empêcher l’utilisation du canal numérique pour demander ou utiliser un service ou pour communiquer avec GFD ou pourrait restreindre la fonctionnalité de ce canal.

Consentement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels

Lorsqu’un client ou un établissement membre accepte d’obtenir des services de GFD, le client et l’établissement membre consentent à ce que GFD puisse recueillir, utiliser et divulguer leurs renseignements aux fins précisées.

Refus ou retrait du consentement

Sous réserve des exigences juridiques, réglementaires et contractuelles, les clients et les établissements membres peuvent refuser de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements par GFD ou peuvent retirer leur consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels en tout temps, moyennant un préavis raisonnable. Selon les circonstances, le retrait d’un tel consentement pourrait empêcher GFD de fournir l’ensemble ou une partie de ses services ou de continuer à le faire.

Des exigences juridiques, réglementaires et contractuelles pourraient interdire le retrait du consentement. Ni les clients ni les établissements membres ne peuvent refuser la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements exigés par les autorités de réglementation, les autorités fiscales ou les fournisseurs de services tiers, ou encore de renseignements essentiels à la prestation des services ou exigés par les autorités de réglementation.

GFD donnera suite à vos instructions aussi rapidement que possible, mais il se peut que certaines utilisations des renseignements, comme des déclarations de taxe et réglementaires, ne puissent être interrompues ou ne puissent être interrompues immédiatement.

Conservation

GFD conserve les renseignements personnels aussi longtemps qu’il est nécessaire pour respecter l’objectif défini pour lequel ils ont été recueillis, utilisés et divulgués, ainsi que pour répondre à des exigences raisonnables en matière de conservation des dossiers commerciaux et à des exigences juridiques et réglementaires raisonnables en matière de déclaration.

Sécurité

GFD met en œuvre des méthodes raisonnables et appropriées, y compris des mesures de sécurité électroniques et physiques, pour protéger les renseignements personnels contre l’accès, l’utilisation et la divulgation non autorisés. Cependant, GFD ne peut fournir de garanties complètes sur la protection des renseignements personnels.

Accès aux renseignements

Un client ou un établissement membre au nom d’un client peut déposer une demande d’accès auprès de GFD concernant des renseignements personnels concernant le client qui ont été recueillis, utilisés et divulgués par GFD. Lorsque l’établissement membre demande l’accès au nom du client, un consentement signé à la divulgation des renseignements est requis.

Les demandes d’accès doivent être précises quant au type de renseignements demandés afin de garantir que GFD peut raisonnablement satisfaire à la demande d’accès. GFD répondra dans un délai raisonnable et indiquera quels renseignements personnels sont en sa possession, à quelles fins ils sont utilisés et à qui ils ont été divulgués. Si GFD n’est pas en mesure de donner accès à une partie ou à la totalité des renseignements, elle expliquera la raison pour laquelle elle ne peut satisfaire à la demande d’accès. Tous les renseignements concernant des tiers seront supprimés des renseignements demandés.

GFD pourrait percevoir des frais raisonnables pour le traitement de la demande d’accès. Toutefois, GFD ne percevra pas de frais sans avoir, au préalable, indiqué le coût nécessaire pour fournir les renseignements demandés et donné au demandeur la possibilité de retirer sa demande.
Pour soumettre une demande d’accès :

Privacy Officer/Agent de protection de la vie privée
Guaranteed Funeral Deposits of Canada
PO Box 100 Lakeshore W PO
Oakville, ON L6K 0A3

Renseignements sur les établissements membres

GFD apprécie et respecte sa relation avec les établissements membres. Tous les renseignements fournis à GFD au sujet d’un établissement membre, y compris les noms de ses clients, les renseignements sur ses activités, ses clients, ses accords contractuels, son marketing ou tout autre renseignement commercial fourni à GFD, seront conservés de manière strictement confidentielle et ne seront pas divulgués, sauf si la loi l’exige.

Renseignements supplémentaires

GFD se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment. Nous publierons les versions mises à jour de la politique de confidentialité sur notre site Web. Vous êtes responsable de consulter régulièrement la politique de confidentialité afin de vous assurer que vous êtes au courant des modifications qui y sont apportées. En continuant à utiliser nos services, vous acceptez la politique de confidentialité et toutes les mises à jour qui peuvent être publiées à l’occasion.